Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur verzenden is geen ingewikkelde wiskunde. Toch moet dit document wettelijk wel aan een aantal regels voldoen. Welke? Wij zetten ze voor je op een rij!

1. Uw (bedrijfs)naam en adres
Geef duidelijk je naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens aan. Op die manier weet je klant van wie de factuur afkomstig is.

2. (Bedrijfs)naam en adres opdrachtgever
Uiteraard vermeldt je ook de naam en adresgegevens van de opdrachtgever. Er zijn geen verplichtingen betreft de plek op de factuur, maar het meest gangbaar is bovenaan de factuur.

3. Factuurdatum en betalingstermijn
De factuurdatum is de datum waarop je de factuur naar de klant verstuurd. Daarnaast is het gebruikelijk om aan te geven wanneer je het te betalen bedrag op uw rekening verwacht. Indien mogelijk geef deze betalingstermijn ook aan bij het aannemen van de opdracht.

4. Rekeningnummer
Het is niet verplicht, maar geeft meer kans op het ontvangen van je geld; benoem je rekeningnummer op de factuur. De afnemer kan dan zonder problemen de factuur betalen.

5. Factuurnummer
Elke factuur moet voorzien zijn van een ander nummer. De nummering hiervan, mag je zelf bepalen. Wil je het overzichtelijk houden? Deel de facturen dan in per jaar. Je eerste factuur van 2016 begint dan bijvoorbeeld met 2016001, de tweede 2016002 etc. Dit werkt ook gemakkelijk voor je eigen administratie. Je houdt op deze manier goed in de gaten of al je facturen betaald zijn.

6. KvK-nummer
Uw KvK-nummer geeft aan dat je bedrijf officieel is geregistreerd in de database van de Kamer van Koophandel en je moet dit dan ook op elke nota vermelden.

7. Btw-nummer
Een Btw-nummer is een ander woord voor omzetbelastingnummer. Deze ontvang je van de Kamer van Koophandel wanneer je je inschrijft. In de meeste gevallen moet je btw rekenen over de bedragen die je bij klanten in rekening brengt. Vervolgens doe je, een aantal keer per jaar, hierover aangifte bij de Belastingdienst.

8. Btw-tarief
Vrijwel alle ondernemers brengen omzetbelasting in rekening. Op een factuur moet dan het volgende vermeld worden:

-Het bedrag exclusief btw
-Het gehanteerde btw-tarief
-Eventuele kortingen
-Het btw-bedrag in euro’s

Je betaalt geen of minder omzetbelasting, wanneer je een kleine ondernemer bent. Je betaalt dan in het vervolg minder of helemaal geen btw meer en berekent dit dus ook niet door. Voor de Belastingdienst ben je een ‘kleine ondernemer’ wanneer je op jaarbasis minder dan 1883 euro aan btw-kosten kwijt bent.

9. Datum en beschrijving levering of dienst
Wanneer zijn de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heb je dit gekost? Probeer het aantal uren zoveel mogelijk te specificeren. Kom je er tijdens uw werkzaamheden achter meer tijd kwijt te zijn aan een klus, dan van tevoren besproken? Geef dit dan zo snel mogelijk aan. De klant houdt vervolgens rekening met extra kosten of overlegt opnieuw met je het tarief.

Ben je opzoek naar het vergemakkelijken van uw boekhouding? Bekijk dan eens onze service ‘boekhouden met een glimlach’. Een programma speciaal gemaakt voor ondernemers die zich liever niet bezighouden met ingewikkelde boekhoudmaterie. Een boekhoudpakket dat je taal spreekt en niet die van de boekhouder!